Iluze o výkonnosti týmu a roztříštěný focus

Roztříštěný focus – tento problém se objevuje snad v každé z velkých společností, které začínají s agilitou. Tým má rozpracováno příliš velké množství požadavků, než kolik zvládne se současným počtem lidí odbavit.

Někdy lidé v týmu jen sklouznou k otevírání dalších a dalších požadavků. Jinde je zas součástí firemní kultury i nedůvěra, zda budou lidé v týmu dost vytíženi pokud na ně nebudu práci neustále posílat. A tomu se pak přizpůsobily i týmy. Ve svých prezentacích všem ukazují, že pořád pracují na spoustě věcí a potvrzují svoji zdánlivou výkonnost. Hlavně že je toho hodně.

Zkuste se ale zamyslet, kterou informaci byste slyšeli raději? Informaci, že je váš tým plně vytížen a má paralelně otevřenou velkou spoustu požadavků? A nebo že má hotový třeba jen jeden požadavek, ale takový, který má velkou hodnotu pro zákazníka?

Příčiny vzniku problému

Pojďme se teď spolu podívat, proč může dojít ke vzniku problému s přetížením týmu:

• Týmy nejsou tzv. end to end (tedy nedokážou pokrýt kompletně dodávku požadavku), takže dodávka často generuje řadu front, ve kterých požadavek leží a čeká na další zpracování.
• Vedení firmy často nevěří týmům, že si práci najdou sami, pokud jim jí nebudou posílat. A vlastně nutno říci, že někdy v tom stavu ty týmy už i opravdu jsou.
• Odmítnout okamžitou realizaci požadavku vedení lidé vnímají jako nevhodné. A tak týmy požadavek raději přijmou a zařadí jej do dlouhého seznamu rozpracovaných úkolů. Tolik požadavků ale týmy nestihnou vlivem roztříštěného focusu rychle odbavit. A protože se obávají důsledků, tak často skutečný stav dodávky vedení ani neřeknou. Z firmy mizí transparentnost a vedení si už ji vlastně i odvyklo slyšet a přijmout.

Důsledky přetížení týmů

• Výkonnost týmů v této situaci je bohužel pouhou iluzí. Týmy sice přijmou mnoho požadavků, ale dokončí je mnohem později, než kdyby je odbavovaly postupně. Obrovskou část času ztratí na přepínání kontextu mezi požadavky. A to není všechno, při práci mají roztříštěný focus a to způsobuje vyšší chybovost. Oprava chyb si vyžádá další potřebný čas navíc.
• Ztráta transparentnosti ve firmě dříve nebo později vede jen k potvrzení nedůvěry v týmy.
• Jak týmy nestíhají požadavky odbavovat, technický dluh ve firmě neustálě roste.  
• Lidé si postupně odvyknou zaměřit se na jeden problém a dotáhnout ho. Pokud pak po nich budete chtít focus na jedno prioritní téma, možná se v něm zpočátku nebudou cítit dobře právě kvůli obavám aby je někdo neobvinil, že pracují málo.
• Když jsou týmy přetížené, už nemají čas se zastavit a ptát se na zpětnou vazbu zákazníků. Raději požadavek dokončí a přepnou se na další rozpracovaný úkol.

Jak z toho ven?

Na změně budete muset pracovat jak s týmem, tak i s vedením. Důvěra není zadarmo a ta obvykle přichází ruku v ruce s transparentností.

• Začněte pracovat s týmy, aby dávaly vědět na čem pracují, kde práce nepostupuje a co se prostě nestihne dodat.
• Transparentnost ze strany týmu chce někdy notnou dávku odvahy, aby si prioritizaci nevysvětlovali nadřízení jako neschopnost vést tým. Není neobvyklé, že získání odvahy k otevření komunikace trvá i půl roku.
• Zároveň musíte také připravit vedení společnosti na transparentní informace o stavu delivery a o prioritizaci požadavků. Opticky to může zpočátku vypadat, že tým najednou nedodává, když teď „všechno“ odsouvá na později. Ale opak je pravdou. Pokud si chcete přečíst více o transparentnosti, podívejte se na článek https://www.lucidbaydigital.cz/proc-se-bojime-usetrit/
• Z téhle situace vám obvykle pomůže seniorní scrum master (nebo agilní kouč, chcete-li). Je ale důležité, aby měl důvěru obou stran, jak týmů, tak i vedení společnosti. Kromě znalostí agilu by měl být vybaven i notnou dávkou soft skills, empatie a také trpělivostí. A pozor, někdy si týmy mohly natolik zvyknout na přidělování práce, že dostat se do autonomního režimu pro ně bude trvat delší dobu. V tom případě jim dejte čas, ať mají šanci si na nový režim práce a větší zodpovědnost zase zvyknout.
• Zvažte, zda mají vaše týmy schopnost dodávat end to end. Pokud ne, mohou některé požadavky spadnout do front různých subdodavatelů a snaha o focus na prioritní požadavky nemusí dávat smysl, dokud se nezmění nastavení týmu.

Stojí to za to?

No a co po tom všem úsilí můžete získat?

• Například lepší přehled nad stavem delivery a výkonnosti ve vaší firmě.
• Vedení má možnost pomoci týmům odstranit potíže s delivery, o kterých před tím nevěděli.
• Dodávání smysluplnějších věcí namísto optické iluze výkonnosti.
• Menší chybovost – lidé nemají tak roztříštěný focus a tak dělají méně chyb.
• Snížení nárůstu nového technického dluhu.

Tak co, jdete do toho?