Lucid Bay Digital » Uncategorized » Moje zkušenosti se škálováním týmu

Moje zkušenosti se škálováním týmu

Ukazuje se, že není výjimkou, když se scrumový tým rozroste do takové velikosti, kdy se vytrácejí výhody mít tým stále pohromadě a začíná přibývat režie. Na to, jak takovou situaci řešit co nejjednodušeji a vyhnout se přitom nepříjemnostem, se podíváme v tomto článku.

Ideální velikost týmu

Často se setkáme s doporučením, že velikost scrumového týmu by neměla přesáhnout devět členů. Na toto číslo se můžeme dívat jako na výsledek praxe, kdy právě s devíti lidmi v týmu můžeme zachovat principy jako soustředění se na priority, odhad celého týmu dodávky sprintu a týmová spolupráce. Nechám na vás, zda hranici čísla devět vnímáte jako pevně danou, nebo zda jste trochu benevolentnější v případě, kdy tým funguje bez drhnutí i nad touto hranicí. Můj názor ovšem je, že každý tým se začne od určité velikosti potýkat s provozními a tím pádem i výkonnostními problémy (ať už je to při počtu devět, nebo po náboru třináctého člena). Doporučení tedy zobecním: Ideální velikost týmu je ta, kdy jsou všichni členové týmu schopni svým dílem přispívat ke každému z cílů a udržovat týmovou komunikaci na takové úrovni, která negativně neovlivňuje dodávku.

Kdy začít uvažovat o rozdělení týmu

Z toho, co jsme si řekli výše, můžeme vyvodit jak lze poznat, kdy se nám tým rozrůstá až příliš. Ukazatelů je několik:

  • Timeboxy na schůzkách přestávají stačit.
  • Během schůzek, jako je například plánování, se aktivně střídají oddělené části týmu, kdy reálně vždy plánuje jen jedna část a část druhá pracuje na svých úkolech ze sprintu (nebo na těch právě chystaných).
  • Prohlubují se specializace na různé oblasti, takže určitá témata se některým vzdalují natolik, že už na nich nejsou schopni efektivně pracovat.
  • Tým není schopen jednotně vytvořit odhad, co je možné dodat, protože ne každý skutečně chápe celý obsah tohoto odhadu. V důsledku toho se k různým částem zmíněného odhadu vyjadřují pouze jedinci nebo menší skupiny uvnitř týmu a zbytek se spoléhá na jejich úsudek.
  • Tým přijde s podnětem, že je moc velký a je třeba se rozdělit.

Čemu se vyhnout při dělení a co naopak neminout

Pokud poznáte, že čas rozdělení nadešel, buďte si v první řadě jistí, že tým vidí a chápe důvody svého dělení. Potřebujete tyto důvody a benefity dělení opravdu dobře komunikovat. Doporučuji také s týmem komunikovat formou diskuze, ne přednášky.

Při své první zkušenosti se škálováním týmu jsem udělal přesně tuto chybu. Považoval jsem za dostatečné změnu odprezentovat a nebrat v potaz připomínky samotného týmu, kterého se změna dotkne nejvíce. Tento přístup měl za následek vznik nedůvěry vůči celé změně ze strany týmu.

Při mé další zkušenosti s rozdělením jsme téma už hned na počátku otevřeli s celým týmem. Ten tak byl součástí této činnosti a vstupy z týmu jsme zohlednili při samotném dělení. Díky tomu lidé viděli, že snahou celého dělení je hlavně pomoci týmu. Jejich přístup ke změně tomu odpovídal a sami šli změně naproti.

Po celou dobu mějte na paměti, že škálováním týmu neřešíme rozpor s příručkami, ale provozní problémy týmu a lidí uvnitř i kolem něj.

Zaměření týmů

Důležitou součástí vytvoření nových týmů z jednoho původního je i výběr zaměření jednotlivých týmů. Co se mi osvědčilo v praxi, bylo udělat si revizi cíle/cílů původního týmu:

  • Podívejte se na důvod, proč váš tým existuje.
  • Sepište dohromady, čím vším se tým zabývá a čím by se měl zabývat.
  • Společně s týmem pak začněte přiřazovat jednotlivé členy  podle kompetencí k daným cílům. Na paměti však mějte i osobní cíle vašich kolegů. Kam míří jako jednotlivci a v čem se chtějí posouvat. Takto si vytvoříte představu, co vše se v týmu děje, co se tam dít má a jak jsou mezi těmito činnostmi rozloženy síly. Podle výsledku byste už měli být schopni vytvořit jednotlivé týmy včetně jejich cílů.

Může se vám stát, tak jako u nás, že někdo bude potřeba ve všech týmech. To dočasně funguje, ale je potřeba vést s těmito lidmi diskuzi, zda jim to vyhovuje. Obecně by nemělo jít o trvalý stav. Takové případy je nutné minimalizovat a ideálně vytvořit plán, jak se může daný člověk co nejdříve zařadit pouze do jednoho z týmů. Ať už je to díky otevření výběrového řízení na nového člena týmu, nebo rozšíření potřebné části kompetencí na někoho, kdo již v týmu je a má o rozšíření pozice zájem.

Úprava organizace týmu

Organizační změny jsou pochopitelně další součástí řešení. Osobně se mi osvědčily následující změny:

  • Backlog refinement společný pro všechny týmy.
    • Lze udělat také pouze mezi zástupci týmů.
  • Plánování sprintu oddělené.
  • Daily oddělené.
  • Sprint review společné.
  • Retrospektiva společná.

Výše popsaná úprava je na první pohled minimální a mohu potvrdit, že nám úpravy přinesly požadované výsledky. A potřebné změny by měly být skutečně minimální, při dosažení požadovaných cílů.

Ve výsledném stavu se do plánování začal aktivně zapojovat prakticky každý z týmu. Celá schůzka se také zkrátila, čímž jsme každému z týmu ušetřili čas. Neplánuje se totiž práce pro každou skupinu v rámci jedné schůzky. Odhad toho, co je tým schopný dodat, vytváří celý tým dohromady, protože všichni mají přehled o obsahu většiny naplánovaných úkolů. Týmy se koncentrují na užší oblast, kterou úkoly pokrývají. Nemusí často přepínat kontext a v dané oblasti postupují rychleji. Společný backlog refinement zajistil, že stále probíhá synchronizace mezi týmy a je-li to potřeba, mohou si týmy pomoci. Nakonec díky společnému review a retrospektivě, zůstala zachována i jednotná identita mezi týmy. Což je důležité pro dobrou spolupráci a udržení kontaktů mezi kolegy.

Shrnutí

Pokud si myslíte, že je váš tým příliš velký a pohráváte si s myšlenkou jeho rozdělení, doporučuji mít na paměti několik základních bodů:

  • Buďte si jistí, že tým změnu potřebuje.
  • Jasně komunikujte, co změna přinese pozitivního týmu a jeho členům.
  • Do diskuze zapojte celý tým a řešte tím jeho reálné problémy.
  • Definujte cíle jednotlivých týmů.
  • V organizaci týmů dělejte jen minimální změny, potřebné k dosažení vašeho cíle.

A od samého začátku týmu připomínejte, že je změna vratná. Když týmy nebudou po rozdělení fungovat a vzniknou nové problémy, vše lze dál řešit. V krajním případě se můžete poučení vrátit k původnímu stavu.

Hodně štěstí!

Diskuze

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *