Value Stream Mapping – nástroj pro zvyšování efektivity týmů

Funguje náš tým efektivně? A kolik času strávíme na činnostech, které nepřinášejí hodnotu?
Pokud si pokládáte tyto otázky a nehledáte jen jednorázovou změnu, pak vám Value Stream Mapping může pomoci a dnešní článek je právě pro vás.

Abyste mohli posoudit zda je váš tým efektivní, budete se muset podívat na činnosti, kterými dodáváte hodnotu vašim zákazníkům (tzv. value stream).  Každý value stream v sobě obsahuje činnosti, které přidávají hodnotu našemu produktu, a proto je chceme zachovat. Vedle těchto činností v něm však naleznete i zdroje plýtvání a činnosti, které nepřináší hodnotu.

Činnosti, které nepřináší hodnotu můžete z vašeho value streamu vynechat a ušetřit tak kapacity i čas týmu. Ušetřený čas pak může váš tým věnovat jiným, důležitějším věcem. Může se vám tak podařit zlepšit fungování týmu, zvýšit motivaci lidí, ale i zkrátit čas dodávky k zákazníkovi. Nespornou výhodou je také zaměření pozornosti vašeho týmu nejen na produkt, ale i na způsob, jakým produkt dodává.

Tým

Mapování value streamu provádějte pokud možno s celým vaším týmem. Vaši lidé vědí, kde se v delivery schovávají různé nedokonalosti. A jsou to právě oni, kteří navrhnou změny, aby dávaly smysl a tým si změny zavlastnil.

Možná vás napadne, proč zvát celý tým? Proč na value stream mapping (VSM) nepozvat jen jednoho seniora z týmu?  To ale nedělejte, připravili byste tým o sdílené pochopení správného postupu. Juniornější kolegové se dozví spoustu nových informací od zkušenějších kolegů. Seniornější kolegové se zas mohou sladit s ostatními seniory, jak vaše dodávka produktu funguje. Příležitosti pro optimalizaci pak mohou navrhovat všichni.

Zároveň vám nedoporučuji nechat si model kompletně nakreslit externí firmou. Pokud si necháte vše jednorázově dodat na klíč od externí firmy, budete mít sice profesionálně nakreslený model, ale bude mnohem těžší dosáhnout toho, že váš tým bude model průběžně vyhodnocovat a sám měnit.

Bezpečné prostředí

Pokud chcete mít z workshopu validní výsledky, musíte vytvořit bezpečné prostředí pro diskusi. Jen tak vytvoříte prostor pro otevřenou diskusi. Ujistěte tým, že výsledky z mapování nepoužijete ke srovnání mezi týmy. Zároveň ujistěte váš tým, že výsledky value stream mappingu zůstanou jen uvnitř týmu, pokud si to budou přát.

Granularita činností

Během value stream mappingu vytvoříte model, který zachycuje zjednodušený model reality. Klíčem k úspěchu je vybrat správnou granularitu činností, které chcete zmapovat.

Pokud zvolíte obrovský proces jdoucí přes mnoho produktů, nebudete s value streamem nikdy hotovi. A když si naopak vyberete moc malý proces, pak při mapování zabrousíte do zbytečných detailů a dost možná v tak malém kousku činností nenajdete ani příležitosti pro zlepšení.

Mně osobně obvykle pomáhá vybrat si jeden produkt a zmapovat jeho dodávku od začátku do konce. Dohodnu se spolu s týmem na tom, co je první a poslední krok value streamu a pak pokračujeme v doplňování obsahu. Počátečním krokem bývá často požadavek zákazníka na dodávku produktu a koncovým krokem předání hotového produktu zákazníkovi.

Mapování toků

Cílem mapování je vytvořit schéma, jak chodí požadavky přes váš tým. Value Stream Mapa dále obsahuje informaci, kdy na nich pracuje někdo externí a kdy už se dostane hotový produkt k zákazníkovi.

Spolu s týmem nakreslete obsah mezi počátečním a koncovým krokem. Pokud chcete být precizní, můžete použít grafickou syntaxi uvedenou například zde, nebo stejně jako v řadě našich týmů prostě nakreslíte několik krabiček, které popíšete a pospojujete vazbami.

V modelu zachyťte

1. Zákazníky a dodavatele
2. Sled kroků, které s týmem děláte, abyste dosáhli splnění potřeby zákazníka
3. Toky důležitých informací ve value streamu (např. poptávka zákazníka, objednávka, fakturace, informování subdodavatele,…).

Všechny toky na workshopu vždy kreslete například na tabuli nebo na flipchart. Nakreslený model výroby je totiž zpravidla přehlednější, než když si o procesu jen povídáme. Také se v něm snáze hledají činnosti, které nepřináší hodnotu. Vytvořená Value Stream mapa vám navíc může posloužit i jako vstup pro přípravu vašeho Kanban boardu. Více se o Kanban boardu dočtete v článku https://www.lucidbaydigital.cz/jak-nastavit-kanban-board-pro-tym/.

Měření času

Zmapujte si, jak dlouho trvá samotná výroba (činnosti, které přinášejí hodnotu) a kolik času požadavek na různých místech čeká (činnosti nepřinášející hodnotu). Když tato data dáte dohromady, hned budete znát příčiny plýtvání.

Snažte se opírat o reálná data a nezakládejte vaše hodnocení na dohadech. Zdrojem řady dat je například historie řešení požadavku v nástroji pro správu požadavků, který používáte. Na doplnění takových informací se raději připravte předem a zjistěte u týmu, zda máte k dispozici data pro jejich stanovení.  

Obrázek níže ukazuje, jak taková value stream mapa může vypadat. Z mapy je vidět, že vývojový tým spolupracuje s dodavatelem backendu a že dodat produkt zákazníkovi trvalo celkem 68 dní (tzv. produkční lead time). Z toho však pouze 45 dní strávil činnostmi s přidanou hodnotou pro zákazníka. Je zde tedy patrná příležitost pro optimalizaci.

Optimalizace

V zachycené mapě identifikujte zdroje plýtvání. Potom navrhněte s týmem první změny (budoucí stav) a vyzkoušejte je. Pokud se vám podaří najít více nápadů pro optimalizaci, nemusíte hned na začátku změnit úplně vše. Vyberte nejdříve několik málo nápadů, které tým považuje za nejdůležitější.

Tím to všechno začíná

Pokud jste už provedli s týmem první optimalizaci value streamu, počítejte s tím, že tím to nekončí. Podle filosofie Kaizen se ke každé value stream mapě s týmem naopak pravidelně vracejte. Postupně navrhujte, jak dál value stream vylepšit nebo zefektivnit. Postupujte s týmem empiricky, tzn. vyzkoušejte udělat změnu a po nějaké době se k popisu opět vraťte, abyste vyhodnotili, zda provedené změny pomohly nebo ne.

Takto se dá pomocí malých změn dosáhnout postupem doby obrovských změn v efektivitě vašeho týmu.

Facilitace VSM

 Protože se jedná o workshop s celým týmem, osvědčilo se mi, aby takový workshop facilitoval scrum master nebo agilní kouč. Ten zároveň vysvětlí princip Value Stream Mappingu (VSM) týmu. Pokud se rozhodnete value stream dále používat, může vám scrum master/agilní kouč pomoci naplánovat a realizovat další workshopy.

Pomoc s přípravou

Tip: Postup value stream mappingu, je velmi zjednodušený, aby s ním bylo možné snadno začít. Pokud se chcete o value stream mappingu dozvědět víc, nebo chcete s přípravou a facilitací prvních workshopů pomoci, neváhejte se na nás obrátit.