Lucid Bay Digital » Agile » Jak dát správně zpětnou vazbu
Feedback

Jak dát správně zpětnou vazbu

Jednou ze základních dovedností členů agilních týmů je schopnost dát svým kolegům zpětnou vazbu. Základní školení agilních přístupů ale žádný návod jak poskytnout zpětnou vazbu obvykle neposkytují. A tak se stává, že předávání zpětné vazby někdy končí v emocích obou zúčastněných nebo v horším případě i nekonstruktivním konfliktu. Někdy zpětnou vazbu bez problémů předáte hned a jindy je potřeba se důkladně připravit. Pojďme si proto projít alespoň několik základních doporučení jak na to.

Doporučení pro přípravu a předání zpětné vazby

  • Zpětnou vazbu předávejte osobně, písemná forma není vhodná. Potřebujete vidět reakce příjemce a reagovat na ně.
  • Nic není jen černé a bílé. Proto vždy vyzdvihněte i silné stránky příjemce zpětné vazby.
  • Rozvojová zpětná vazba:
    • Snažte se, aby byla neosobní. Ideální je, když je z vaší formulace patrné, že dáváte zpětnou vazbu na konkrétní vzorec chování, nikoliv na člověka. Pokud si tohle hodnocený člověk uvědomí a zároveň vnímá i pozitivní zpětnou vazbu, kterou jste uvedli předtím, odchází z diskuse se ctí. Ví, že se bavíte o vzorci chování, který má změnit a ne o něm. Obvykle pak nemá potřebu reagovat podrážděně.
    • Příklad:
      • Špatně:Vůbec neumíš vést meetingy.“ (primárně hodnotím člověka)
      • Lepší varianta:Facilitace workshopů není optimální. Necháš vzít od účastníků slovo a schůzky se tak protahují.“ (primárně hodnotím facilitaci)
    • Když předáváte zpětnou vazbu, nezveličujte, ale ani nezlehčujte nedostatek, který příjemci popisujete. Jste tu proto, aby si příjemce uvědomil, který vzorec chování má změnit a musí to pro něj být z vašeho výstupu srozumitelné.
  • Pro zpětnou vazbu musíte mít vždycky připravené konkrétní příklady, kdy ke konkrétní situaci, kterou hodnotíte došlo. Občas se stane, že si hodnocený nedostatek neuvědomuje a teprve konkrétní příklad mu otevře oči. Zpětná vazba bez konkrétních příkladů bude často pro příjemce neuchopitelná.
  • Pozor na vkládání vlastních doměnek nebo pocitů do zpětné vazby. Vždy se držte faktů, aby přijemce věděl co přesně má změnit a hodnocení bylo konkstruktivní.
  • Na konci předávání zpětné vazby se můžete příjemce zeptat, která část z feedbacku pro něj byla užitečná a proč a která naopak nikoliv.

Poskytovatel a příjemce zpětné vazby

  • Nevymýšlejte nápravná opatření za vašeho kolegu. Je potřeba, aby návrh nápravy přišel od něj a vy s ním pouze proberte, zda je řešení adekvátní situaci.
  • Pokud se stane, že je hodnocený v emocích, raději rozhovor na nějakou dobu přerušte. Příjemce zpětné vazby už v takové situaci nemusí věnovat dostatečnou pozornost tomu co říkáte. Nic se nejí tak horké jako se to uvaří.
  • Nedopusťte, aby zpětnou vazbu předávali ti co o daném problému nic nevědí. Zprostředkovatel předání zpětné vazby nemá dostatek informací na to, aby odpověděl na dotazy, na které se může příjemce zeptat. Zároveň se samí předem připravte na dotazy, které se mohou objevit.
  • V neposlední řadě záleží nejen na poskytovateli zpětné vazby, ale i na příjemci, ten se musí naučit zpětnou vazbu přijímat.

Psychologické bezpečí

Zamyslete se, kde zpětnou vazbu předáte. U netriviálních věcí je to nejlepší mezi čtyřma očima. Ve chvíli, když se například pokusíte předat náročnější zpětnou vazbu kolegovi před celým týmem, může se kolega cítit ohrožený a vnímat zpětnou vazbu jako útok. V ohrožení, které vyvolala zpětná vazba předná na nesprávném místě bude výsledkem pouze obranná reakce, nikoliv návrh řešení.

Mějte na paměti, že neposkytnout zpětnou vazbu má obvykle horší následky, než když ji včas a dobře poskytnete. Dobře podaná zpětná vazba vyčistí vzduch v týmu a pomůže týmu se zlepšovat. Pamatujte na to, ikdyž je to pro vás krok mimo vaši komfortní zónu.

Úspěšnost předání zpětné vazby zálěží hodně i na kvalitě vztahu. Jinak bude příjemce přijímat zpětnou vazbu od člověka, kterého berou jako nepřítele a jinak od člověka, u kterého má ověřené, že ze zpětné vazby nijak neprofituje. Jeho zpětná vazba je tedy nezištná

To co jste si řekli v průběhu předávání zpětné vazby zůstane důvěrné. Tým se může dozvědět od hodnoceného, jaké řešení vymyslel, ale vše ostatní by mělo zůstat neveřejné. Zpětná vazba, u které hodnotící nedodrží důvěrnost informací, ho může přivést o důvěru jako hodnoceného, tak celého týmu.

Poděkování

Rád bych poděkoval Romanovi Slobodníkovi za jeho pomoc a doplnění vstupů do článku.

Diskuze

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *